Excel 2003电子表格处理软件

1、了解 Excel 2003 的窗口界面

2、掌握 Excel 2003 的基本操作技巧

3、掌握公式函数的使用

4、掌握图表的使用

5、掌握排序、筛选、分类汇总等高级操作

5.1 Excel 2003概述

5.1.1 了解Excel 2003

1．操作界面

2．工作簿、工作表和单元格

（1）工作簿

一个工作簿由若干张工作表组成（默认为3个），工作簿中所包含的工作表都以标签的形式排列在工作簿的底部，需要进行工作表切换时，只要用鼠标单击相应的工作表名称即可。

（2）工作表

工作表由256×65536个单元格组成，默认名称是SheetX（X是1，2，3，…，n）。工作簿和工作表的关系就像是账簿和账页的关系。一个账簿可由多个账页组成，一个账页可以反映某月的收支账目。

（3）单元格

工作表中的行号用数字来表示，即1，2，3…65536；列号用26个英文字母及其组合来表示，即A，B，…，Z，AA，AB，AC，…，IV。单元格是通过位置来标识的，例如单元格B3表示B列第3行单元格。

5.1.2 Excel 2003的基本操作

1．Excel 2003 的启动和退出

2．退出Excel 2003

在进行退出操作时，如果没有对工作簿文件进行修改，则可以立即关闭并退出Excel；如果有未保存的修改，Excel会打开【另存为】对话框询问是否对修改进行保存，在给出选择后才可以退出Excel。

2．工作簿的创建和保存

（1）创建工作表

启动Excel之后，自动创建一个空白的工作簿，默认的文件名是Book1。如果要重新建立一个文件，可以单击【文件】|【新建】命令，或单击【常用】工具栏上的【新建】图标

（2）保存工作表

单击【文件】|【保存】命令，如果是第一次保存文件，将会打开【另存为】对话框，Excel 默认的保存类型是“Microsoft Office Excel 工作簿”。

3．工作表的基本操作

（1）选定工作表

①选定单个工作表。只需单击相应的工作表标签即可。

②选定多个工作表。先单击第一张工作表，按住Shift键，再单击选取区域中的最后一张工作表；要选定多个离散的工作表，先单击第一张工作表，按住Ctrl键，再依次单击所要选定的各个工作表。

（2）切换工作表

使用组合键Ctrl＋PgUp切换到前一张工作表，使用组合键Ctrl＋PgDn切换到后一张工作表。

（3）插入或删除工作表

选中当前工作表，单击鼠标右键，选择【插入】命令。也可利用菜单命令【插入】|【工作表】完成。

删除一个工作表，需要选中待删除的工作表，单击鼠标右键，选择【删除】命令即可。或使用【编辑】|【删除工作表】命令。

（4）移动或复制工作表

如果在同一个工作簿中移动或复制，只需单击要移动或复制的工作表，将它拖动到目标位置即可实现移动。如果在拖动时按住Ctrl 键即可完成复制操作，并且自动为副本命名，例如Sheet1的副本的默认名是Sheet1（2）。

（5）重命名工作表

①选中要更名的工作表，单击鼠标右键，选择【重命名】命令，键入新的名称后按Enter键确定。

②双击要更名的工作表，工作表标签呈黑底白字，键入新的名称后按 Enter键确定。

③选中要重命名的工作表，单击 【格式】|【工作表】|【重命名】命令，输入新的工作表名即可。

4．单元格的基本操作

（1）单元格的插入和删除

插入单元格的操作方法：在插入位置单击【插入】|【单元格】命令，打开【插入】对话框，如图5-5所示。选择合适的插入方式，单击【确定】按钮。

删除单元格的操作方法：选中要删除的单元格。单击【编辑】|【删除】命令.

（2）单元格的复制和移动

①在同一个工作表中移动或复制单元格。选中要移动的单元格，将鼠标放 在单元格的边缘，当鼠标指针变成形状时，拖动鼠标左键到目标位置即可完成移动；如果在拖动时按住Ctrl键，即可完成单元格的复制。

（3）单元格的合并居中

可以使多个单元格合并成为一个单元格并使内容自动居中，这种格式可以使用工具栏中的【合并居中】按钮完成。

Excel 2003 的编辑操作

5.2.1 Excel 2003的编辑技巧

1．输入数据

（1）输入数值常量

如果要输入正数，则直接输入数字即可。如果要输入负数，必须在数字前加一个负号“-”或者给数字加一个圆括号。例如，输入“-1”和“(1)”都会得到-1。如果要输入百分数，可直接在数字后面加上百分号％。例如，要输入50％，则在单元格中先输入50，再输入％。如果要输入小数，直接输入小数点即可。

（2）输入文本常量

文本常量包含汉字、大小写英文字母、数字、特殊字符等。如果要把数值作为文本类型处理的话，则要在数字前输入单引号（'），例如输入电话号码“'1352741****”。

（3）输入时间日期

在Excel中常用的日期输入格式有3种：

“07-1-11”、“07/1/11”和“11-Jan-07”。其中“07-1-11”为默认格式。时间型数据的输入格式有“9:25”“8:14PM”等。

1．输入数据

（4）换行输入

可以通过以下两种方法实现：

①当光标变成 I型时，按住Alt＋Enter组合键。

②打开 【单元格格式】对话框，单击【对齐】标签，在【文本控制】组中选中【自动换行】复选框，如图5-8所示。

（5）输入相同数据

要在不同单元格中输入相同数据，可以先选中要输入相同数据的单元格，然后在编辑栏中键入数据内容，最后按组合键Ctrl＋Enter。

2．数据的自动填充

填充操作完成后，在区域框右下角出现一个下拉列表标志。单击下拉箭头，会弹出填充功能的4项选择功能：“复制单元格”、“以序列方式填充”、“仅填充格式”、“不带格式填充”，我们可以根据填充格式的需要选择。

（2）自定义序列

Excel 2003除本身提供的预定义序列外，还允许用户自定义序列。例如把经单击 常用到的时间序列、课程科目、商品名称等做成一个自定义序列。【工具】|【选项】命令，在【选项】对话框中单击【自定义序列】选项卡，添加自定义序列。

3．工作表的计算

（1）运算符

Excel 2003的运算符包括算术运算符、关系运算符、连接运算符和引用运算符，如表所示。

（2）创建公式

公式是利用单元格的引用地址对存放在其中的数值进行计算的等式。

通过以下步骤创建公式：

①选中输入公式的单元格；

②输入等号“＝”；

③在单元格或者编辑框中输入公式； 

④按 Enter键，完成公式的创建。

（3）插入函数

函数是Excel自带的一些已经定义好的公式。函数处理数据的方式和公式的处理方式是相似的。使用函数不但可以减少计算的工作量，而且可以减少出错的概率。

插入函数的操作操作是：

◆选中插入函数的单元格；

◆单击 【插入函数】按钮，打开【插入函数】对话框；

◆在 【选择函数】列表框中选择需要的函数，单击【确定】按钮。在打开的【函数参考】对话框中设置计算区域。

（4）公式和函数的复制

在复制或自动填充公式时，如果公式中有单元格的引用，则自动填充的公式会根据单元格引用的情况产生不同的变化。

相对引用：在公式的复制或自动填充时，随着计算对象的位移，公式中被引用的单元格也发生相对位移。

绝对引用：公式中引用的单元格不随计算对象位移的变化而变化。绝对引用地址的表示方法是在行号和列号之前都加一个“$”符号。

混合引用。如果单元格引用的一部分为绝对引用，另一部分为相对引用，例如$B2或B$2，这类引用就称为“混合引用”。

4．数据图表

Excel提供的图表功能是用图形的方式来表现工作表中数据与数据之间的关系，从而使数据分析更加直观。

在Excel中，图表可以分为两种类型：一种是新建的图表与源数据不在同一个工作表中，叫图表单；另一种是图表与源数据在同一个工作表中，作为该工作表中的一个对象，叫插入式图表。单击【插入】|【图表】命令，按照向导提示操作，可分4个步骤完成创建数据图表的工作。

5.2.2 任务1：学生成绩表的建立

【任务要求】

  ①建立右图所示学生成绩表 ，并以“学生成绩登记表”为文件名进行保存。

  ②输入学生的学号、姓名等基本信息以及各科成绩。

③对表格内容进行格式化编辑。 

【操作步骤】

1．创建工作簿，以“学生成绩登记表”为文件名进行保存。

2．输入基本数据：输入表格标题、列标题并根据设定的列标题，输入数据。

3．设置单元格格式：

（1）合并标题行

（2）设置对齐方式

（3）设置工作表边框。选中单元格区域，单击【格式】|【单元格】命令，打开【单元格格式】对话框，单击【边框】标签对工作表边框进行设置。

（4）设置底纹。在【单元格格式】对话框中，单击【图案】标签对底纹进行设置。

（5）美化标题。单击标题单元格，单击【格式】工具栏中的【字体】下拉列表，选择“隶书”；在【字号】下拉列表中选择“22”；单击【加粗】按钮，设置字体颜色为“深红”。

（6）修改表格的行高和列宽。先将鼠标移到表格左端的行号位置，并定位在需要调整行高的下边线上，当鼠标指针变为    时，拖动下边线到合适的行高位置即可。调整列宽与调整行高的方法类似，将鼠标指针移到表格上端的列号位置，并定位在需要调整列宽的右边界上，当鼠标指针变为     时，拖动右边线到合适的列宽位置即可。

4．保存文件

5.2.3 任务2：学生成绩统计与分析

【任务要求】

（1）将Sheet1工作表重命名为“学生成绩登记表”。

（2）添加“总成绩”、“平均成绩”和“名次”数据列。

（3）通过SUM函数、AVERAGE函数和RANK函数分别计算学生的总成绩、平均成绩和名次。

（4）将Sheet2工作表重命名为“学生成绩统计与分析”，在该表中建立一个分析表，如右图所示，并利用函数计算各成绩段的人数和所占比例。

【操作步骤】

1．双击“学生成绩登记表”文件，将其打开。

2．重命名工作表。双击Sheet1工作表标签，输入“学生成绩登记表”。用同样的方法把Sheet2工作表标签更名为“学生成绩统计与分析” 。

3．数据的统计与分析

（1）添加新的数据列。在“学生成绩登记表”工作表中，添加“总成绩”、“平均成绩”和“名次”列标题。

（2）通过SUM函数、AVERAGE函数和RANK函数计算每个学生的总成绩、平均成绩以及名次。

（3）格式化数据，设置平均成绩的小数位数为0。选中单元格区域，打开【单元格格式】对话框，在【数字】标签中选择【分类】列表中的“数值”，设置小数位数为“0”即可。

（4）修改工作表的边框格式，因为该工作表增加了三个新的数据列，因此要重新更改表格的框线。选中整个表格，单击【格式】工具栏中的【取消表格线】按钮，重新设置新的表格线。方法同任务1中边框的设置。

（5）建立分析表并填入数据

打开第一步操作建立的成绩统计分析表，建立表格的方法和步骤可参考任务1。

  ①利用COUNTIF函数计算各分数段人数

  ②利用SUM函数计算总计结果

  ③计算“占总人数比例”列

  ④利用MAX函数和MIN函数计算最高分和最低分

5.2.4 任务3：学生成绩分析图表

【任务要求】

①以任务2中完成的“学生平均成绩统计分析表”为基础。图表类型为饼形，并且图表中只体现分段人数以及所占总人数比例。

②图表标题为  “学生成绩分析”，数据显示标签有百分比和类别名称。

③创建后的图表插入原表中，不需要重新建立表。 

【操作步骤】

① 选中 “学生平均成绩统计分析”工作表中任意单元格，单击【插入】|【图表】命令。在【图表类型】列表框中选择“饼图”，在【子图表类型】中选择“三维饼图”。

②单击 【下一步】按钮，选中【数据区域】标签，单击【数据区域】右侧的拾取按钮，选择要创建图表的源数据。单击拾取按钮展开对话框，在【系列产生在】选择“列”，表示图表中的源数据按列分组构成，如图5-52右图所示。单击【系列】标签，为每个系列指定名称，即图例文字

③单击 【下一步】按钮，在【图表标题】文本框中输入“学生成绩分析”。单击【图例】标签，默认选中【显示图例】复选框，【位置】设置为“底部” ；然后单击【数据标志】标签，在【数据标签包括】复选框中选择【百分比】和【类别名称】。

④单击 【下一步】按钮，选择【作为其中的对象插入】单选项，单击【完成】按钮。

创建好的图表显示在表格的上方，会遮挡表格的部分内容，可以通过剪切复制的方法，将表格放到适当的位置。

创建好的图表，可以按不同要求进行再设计。例如，想要修改图表的类型，可以在工作区中选中图表，此时图表周围出现8个控制点，表示图表处于被选中状态，单击鼠标右键在菜单中选择【图表类型】来更改图表样式，选择【图表选项】来修改图表的标题等数据。

5.3 Excel 2003的数据分析与管理

5.3.1 Excel数据管理的基本操作与技巧

1．建立和编辑数据清单

数据清单是包含相似数据组并带有标题的一组工作表数据，其中行作为数据库中的记录，列作为字段，列标题作为数据库中字段的名称。借助数据清单，就可以实现数据库中的数据管理功能——筛选、排序等。

要正确创建数据清单，应遵守以下原则：

  ①避免在一张工作表中建立多个数据清单；

  ②在数据清单的第一行建立列标题；

  ③列标题名唯一；

④单元格中数据的对齐方式可以用 【单元格格式】命令来设置，不要用输入空格的方法调整；

⑤数据清单中的字段名与工作表中其他信息之间至少应该留出一个空白行（或一个空 白列），便于对数据清单中数据的处理。

（1）通过【记录单】编辑和修改记录

 选中数据清单中任意单元格，单击【数据】|【记录单】命令，打开【记录单】对话框，单击【新建】按钮可以添加一条新记录。

在【记录单】对话框中通过单击【上一条】按钮和【下一条】按钮，或拖动垂直滚动条找到要修改的记录，可以直接修改记录内容。如果要删除一条记录，选中该记录单击【删除】按钮即可。

（2）通过记录单搜索匹配条件的记录

在【记录单】对话框中单击【条件】按钮，输入查询条件，然后按Enter键，显示与输入条件匹配的第一条记录。

2．数据排序

排序是指将表中的某一列或者某一行数据按照递增或者递减方式重新排列。通常数字由小到大、字母由A到Z的排序称为升序，反之称为降序。

使用【常用】工具栏中的【升序】按钮或【降序】按钮可以将数据清单中的记录按单一要求进行排序；如果需要多条件的复杂排序，可以利用【数据】|【排序】命令，打开【排序】对话框，对排序条件进行设置。

3．数据筛选

数据筛选可以实现从数据清单中提出满足某种条件的数据，不满足条件的数据只是被暂时隐藏起来，并未真正被删除，一旦筛选条件被取消，这些数据会重新出现。

（1）自动筛选

①按照选定内容自定义筛选，适合简单条件的筛选，操作步骤如下。

选中数据清单中任意单元格。 

②单击 【数据】|【筛选】|【自动筛选】命令，在数据清单中，每一列的标题右侧都会出现【自动筛选箭头】按钮。

③单击表中任意一个标题字段下拉列表的箭头按钮，会出现相应的下拉列表， 选择要筛选的值就会显示出符合条件的筛选记录。

（2）高级筛选

自动筛选只可以对列数据进行两个条件的筛选，而使用高级筛选则可以对多个条件进行筛选。它适合复杂条件筛选，并涉及多个字段的情况。

首先要建立一个条件区域，用来指定筛选出的数据必须满足的条件，条件区域必须和数据清单间有一空行或者空列的间隔。然后在数据表中单击数据区域内的任意单元格，单击【数据】|【筛选】|【高级筛选】命令，打开【高级筛选】对话框，选择列表区域和条件区域，单击【确定】按钮即可进行筛选。

单击【数据】|【筛选】|【全部显示】命令，即显示全部数据。

4．数据分类汇总

使用【分类汇总】命令，可以对数据清单中的信息进行分类显示、计算和统计，特别是当数据较多时，采用分类汇总功能更为方便。

在分类汇总前必须先按照分类字段排序，然后单击【数据】|【分类汇总】命令，【分类字段】下拉列表中选择分类字段，在【汇总方式】下拉列表中选择汇总方式，在【选定汇总项】下拉列表中选择汇总的字段。

如果要取消分类汇总效果，需要再次打开【分类汇总】对话框，单击【全部删除】按钮即可。

5．数据透明可视表

如果要实现按多个字段分类并汇总，那么用分类汇总命令就困难了。为此Excel提供了一个有力的工具——数据透明可视表来解决问题。

通过数据透明可视表可以将数据清单重新组合，建立各种方式的交叉列表，它将筛选和分类汇总等功能结合在一起，可根据不同需要以不同方式查看数据。单击【数据】|【数据透明可视表和数据透明可视图】命令，按照向导提示操作，可分3个步骤完成创建透明可视表的工作。

 

5.3.2 任务1：职工工资发放表

【任务要求】

①创建如图所示的“职工工资发放表”。

用公式计算 

②“应发工资”和“实发工资”的结果。

按照 

③“实发工资”升序以及“应发工资”升序排序。

使用自动筛选，显示 

④“实发工资”在2500元以上的员工名单。

使用高级筛选，显示 

⑤“奖金”在600元以上，“实发工资”在2500元以上的职  员名单。

 

【操作步骤】

1．创建工作簿并输入基本数据

2．设置单元格格式

3．计算“应发工资”列：应发工资＝基本工资+岗位津贴+奖金

编辑框中输入公式“=E3+F3+G3”，单击编辑框前的“√”图标，或者直接按Enter键。利用填充柄，拖动鼠标自动填充其

他职工的应发工资。

4．计算“实发工资”列：实发工资＝应发工资-所得税。

编辑框中输入公式“=I3-H3”，单击编辑框前的“√”图标，

或者直接按Enter键。利用填充柄，拖动鼠标自动填充其他

职工的实发工资。

5．数据排序

①选中排序单元格区域中任意单元格，单击 【数据】|【排序】命令，打开【排序】对话框。

②在 【主要关键字】下拉列表中选择“实发工资”，选择【升序】单选项，确定第一个排序关键字；在【次要关键字】下拉列表中选择“应发工资”，选择【升序】单选项，确定第二个排序关键字。在【我的数据区域】选项组中选择【有标题行】单选项。

③设置好排序条件后，单击 【确定】按钮，返回到工作表，显示排序结果。

6．自动筛选

①选中工作表中的任意单元格，单击 【数据】|【筛选】|【自动筛选】命令。

②单击  “实发工资”后面的下拉箭头，在下拉列表中选择【自定义】选项，打开【自定义自动筛选方式】对话框，在【实发工资 】下拉列表中选择【大于或等于】选项，在后面的值区域中输入或选择“2500” 。

③输入好筛选条件后，单击【确定】按钮，工作表会自动筛选出工资在2500元以上的人员名单。

7．高级筛选

①在  “职工工资发放表”中的空白处键入筛选条件，其中第一行为筛选项字段名，第二行为对应的筛选条件。

②选中工作表中的任意单元格，单击 【数据】|【筛选】|【高级筛选】命令，在【列表区域】文本框中显示或选择数据清单所在单元格区域地址（一般为系统自动识别），单击【条件区域】文本框右侧的【拾取】按钮，选择筛选条件所在的单元格区域，显示筛选结果。

5.3.3 任务2：职工工资发放明细表

【任务要求】

提示：本任务是在任务1的基础数据上完成的。

 ①重新保存“职工工资发放表”，并以“职工工资发放明细表”为文件名。

②取消“职工工资发放明细表”的筛选任务。

③按照部门进行工资分类汇总。 

（1）另存“职工工资发放表”

打开文件“职工工资发放表”，单击【文件】|【另存为】命令，在弹出的【另存为】对话框中，重新指定文件的保存位置。输入文件名为“职工工资发放明细表”，单击【保存】按钮。

（2）取消筛选

 单击【数据】|【筛选】|【自动筛选】命令，自动筛选将被取消。

（3）分类汇总

提示：在做分类汇总之前，一定要先对数据进行排序，目的是为了把相同的数据放在一起。

排序 

 ◆选中排序表格区域中任意单元格，单击【数据】|【排序】选项，在【主要关键字】下拉列表中选择“部门”，默认选择【升序】单选项。

◆单击【确定】按钮，数据已经完成行排序。

分类汇总        

单击【数据】|【分类汇总】命令，在【分类字段】下拉列表中选择“部门”；在【汇总方式】下拉列表中选择“求和”；在【选定汇总项】列表框中选择“实发工资”复选项，单击【确定】按钮，显示分类汇总效果。

 

5.3.4 任务3：职务结构透明可视表

【任务要求】

根据“职工工资发放明细表”，建立职务结构透明可视表。

【操作步骤】

①单击 【数据】|【数据透明可视表和数据透明可视图】命令，打开【数据透明可视表和数据透明可视图向导--3步骤之1】对话框。

②选择数据来源及报表类型后，单击 【下一步】按钮，打开【数据透明可视表和数据透明可视图向导--3步骤之2】对话框，选择数据区域。

③单击 【下一步】按钮，打开【数据透明可视表和数据透明可视图向导--3步骤之3】对话框，设置透明可视数据表显示的位置为“新建工作表” 。

④单击 【布局】按钮，打开【数据透明可视表和数据透明可视图向导--布局】对话框，拖动“职务”字段到“列”区域，拖动“部门”字段到“行”区域，拖动“职务”字段到“数据”区域。

⑤设置好布局后，单击 【确定】按钮，返回【数据透明可视表和数据透明可视图向导--3步骤之3】对话框，单击【完成】按钮，数据透明可视表即可插入到Sheet4工作表中。

除了可以建立透明可视表以外，还可以建立透明可视图。建立数据透明可视图的具体操作步骤除了在【数据透明可视表和数据透明可视图向导--3步骤之1】对话框中设置【所需创建报表类型】的选项为“数据透明可视图”外，其余操作步骤与建立透明可视表的步骤相同。